営業メールで新規開拓を行う時のポイント、開封率があがるコツを例文と共に解説

顧客の新規開拓において、メールによる営業は欠かせない手段の一つです。 しかし、メールによる営業がイマイチ効果を得られていないと感じている方も多いのではないでしょうか？

今回は、新規開拓でメールの内容を工夫することで効果をアップさせるコツをお伝えします。

営業メールの基本知識について

営業メールとは、Web(オンライン)で行われる営業アプローチです。場所や時間にとらわれず顧客にアプローチできる便利な手法です。タイミングよく効果的な内容を送ることで、その後の商談や受注に結び付く可能性もあります。

一方、効果を出すためには、まずメールを読まれなければ意味がありません。しかし、営業メールの開封率は数％とも言われています。この開封率が低い理由としては、メール送信者の一方的な情報発信や、印象に残らないメールを送っていることが開封率の低さの原因です。

営業メールの効果をあげるポイント

営業メールの効果をあげるために、コンテンツ内容についてのポイントをご紹介します。

興味をもってもらうためには書き方に工夫が必要です。特に開封前に必ず目にする件名についてポイントを説明していきます。

タイトル（件名）は簡潔に分かりやすく

メールは簡単に読み飛ばされてしまう可能性があります。興味を惹くためには、短く簡潔に記載することが重要です。ポイントは、冒頭の14～15文字程度に興味を惹く重要な内容を記載し、メール件名全体でも20～25文字程度に抑えることをオススメします。

冒頭14文字程度とは、人が一瞬で内容を把握できる文字と言われており、受信の通知や、メールボックスが溢れているときにも認識してもらえる可能性があります。

メールの件名の例

悪い例ではメールを読むメリットが件名冒頭ではわかりません。無料オンラインセミナーを行っている企業は多く、これだけでは他のメールに埋もれてしまう可能性があります。

例えば、冒頭に名前を入れるパターンや、セミナーで学べる部分を冒頭に記載することで興味関心を惹きやすくなります。また「売り上げ」は「売上」にするなど、なるべく文字数を少なくすることによって、より短文で伝えたい情報を記載することができます。

伝えたいポイントは1つに絞る

営業メールでは、少しでも多くの情報を送りたくなりますが、多くの人はじっくりメールを読むことはありません。さらに情報量が多いと、読むこと自体を敬遠される可能性もあります。

オススメは1つのメールに対して1つのテーマに絞って送りましょう。
メール本文も、内容を詰め込みすぎずに、訴求するテーマは統一して盛り込みすぎずにボリュームも考えて作成することが大事です。

受信者に何をしてほしいのか目標を具体的に

メールだけで購入や問合せすることはできません。そのため、メールから何らかの行動を誘導する必要があります。

メールを読んで、イベントやセミナーに参加してほしいのか、資料請求をしてほしいのか、具体的に記載することが大切です。
また設定したKPIからブレイクダウンさせた目標を組み込むことが重要です。

受信者に対して配慮を忘れない

せっかく開封してくれたメールもコンテンツ内容によって不快と感じられると逆効果です。

誤字脱字や文字化け、添付ファイルがある場合は容量を軽くする等小さなことですが、この配慮を行うことが大切です。特に文字化けしやすい、環境依存文字の使用は避けましょう。

㈱や①など普段何気なく使用しているものが相手のデバイスの環境によっては表示されないこともあるので気を付けましょう。

また、改行もなく長く続く文や句読点がないものは読みにくいです。
言葉の使い方もそうですが、文章を作成している自分自身では気づかないことも多いので、作成したメールは第三者にも見てもらうようにすると良いです。

営業メールのKPI設定について

営業メールで新規開拓を開始する前にきちんとKPIを設定してから始めましょう。

そもそもKPIとは、 Key Performance Indicatorの頭文字からKPIと称されています。
日本語で「重要業績評価指標」とあらわされる、「目標に到達するまでのプロセスを数値化して評価するための指標」のことです。

簡単に表すと、売上金額に達成するために必要な受注件数を定めたりすることです。
売上件数を達成するために何が必要かをブレイクダウンさせた目標と認識しておくと良いです。

送信数

営業活動に必要な行動量に値します。

日々、送信しているメールの数が多いのか少ないのかを確認する必要があります。
そもそもの送信する母数が少ないと、その先にあるコンバージョン数の確保が難しくなります。

到達数

次に、送信されたメールがきちんと届いているかを確認する必要があります。

メールを送りっぱなしにするのではなく、自社が送信したメールの到達数を追っておかなければなりません。

なぜなら、名刺交換で得た新しい顧客情報や休眠顧客に送信する宛先はメールアドレスの誤入力であったり、使われていないメールアドレスの場合もあります。
また、メール配信の技術的な問題にもなるのですが、メールサーバーが正しく稼働せずに届かない場合も発生します。

開封

送信、到達ときたら次は、どれだけ開封されているか？というコンテンツの部分に入っていきます。

送信したメールがどれだけ開封されたのか、どのコンテンツ内容のメールの開封数が多いのかを可視化させる必要があります。

送信したメールの内容によっては、開封数に差がでてくるので、どのようなメール配信を行うと反応が良いのかを把握することが重要です。

クリック数

配信したメールのURLをクリックした回数を計測します。

メールを開封された後に、受信者がどれだけ能動的に動いてくれたか？の指標にもなります。
送信したメールの内容で、どのコンテンツに興味を持ったのかそれぞれURLのクリック数を比較するのが良いです。

コンバージョン数

最後に、コンバージョン数です。コンバージョンは、メールの配信者が望むユーザー行動をしてくれた数になります。

例えば、送信したメール内でサービスや商品の資料請求を促していた場合は、資料請求された回数、セミナーの参加促進であれば、申込をしてくれた数のことを指します

営業メールで新規開拓するための準備

効果的なメール配信を行う場合は、メール配信までの準備が重要です。

営業メールリストを用意する

営業メールリストは多いにこしたことはありませんが、質の部分も忘れてはいけません。
営業するためのメールリストを購入できるのですが、安易に購入することは推奨しません。

メールアドレスを一度にたくさん入手できるのはメリットですが、広告宣伝目的で送る場合は受信者の同意（オプトイン）が必要となります。特定電子メール法という法律でも定められおり、法律で厳しく罰せられます。

特定電子メール法とは？メルマガ運用で注意すべきポイントを解説

仮に購入したリストでサービスや商品案内のメールを送っても、受信者側は知らない相手から突然メールが届くことになるので、不審になり印象も悪くなります >新規開拓で営業メールリストを用意する場合は、過去に取引のあった休眠顧客や展示会等で入手したメールアドレスを精査してリスト作成するのが良いでしょう。

メールリストの準備は大変ですが、会社の信用や法律にも関わることなので慎重に行いましょう。

メール配信システムを導入する

営業メールをいつも使用しているメーラー(Googleやoutlook等)で送信しようと思っていませんか？

宛先は数件であれば通常のメールソフトでも問題ないですが、一度にたくさんの顧客にメール配信を行う際は、メール配信システムの導入を検討しましょう。

月額費用がかかるものがほとんどですが、無料で利用できるメール配信システムもあるので自社に必要な配信機能が揃っているか確認してみてください。
メール配信システムを導入することで、営業活動が格段に効率化し、かつメールの到達度やクリック数等のＫＰＩの確認も同時にできます。

通常のメールソフトですと、宛先を1件1件登録しなければなりませんし、ＫＰＩの確認も難しい場合が多いです。

メール配信コンテンツを考える

メール配信をするための準備ができたら、コンテンツ内容の検討に入ります。

先述した通り、いきなり商談のアポ依頼やサービスの売り込みをしていませんか？
まずは、興味を持ってもらうことが大事なので、営業メールと言えどもいきなり商品を売り込むことは避けましょう。

KPIに合わせて、送信するターゲットが変わればメールのコンテンツも変える必要があるので配信コンテンツは1つではありません。

営業メールについて～まとめ～

新規開拓で商談につなげるためには、闇雲にメールを送るだけではなく件名やメール配信システムの機能を利用して工夫をすることで効果が得られやすくなります。

メールを配信するまでの事前準備に手間がかかりますが、営業メールを行う上で大事なポイントとなりますので面倒だと思って手を抜かずに取り組んでみましょう。

当社は、月額5,000円～送信通数無制限で利用できるメール配信システムを提供しております。
メールは送り放題で、コストを気にせずに始められるので初めての方にも安心してご利用できると思います。

メール配信システムを提供しているベンダーは、数多くあります。
無料のサービスもあるので自社に合ったメール配信システムを選定しましょう。

自社に必要な機能が揃っているか、コストが見合っているか、また実際に操作感や運用イメージを高めるために管理画面を確認し比較することをおすすめいたします。

各社トライアルも可能ですので気になったベンダーに問い合わせてみましょう。当社のメール配信システムも無料で体験可能ですので、お気軽にお問合せください。